کیا Gmail کو آپ کی کمپنی کی ہیلپ ڈیسک کی ضروریات کو مفت حل کے طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے؟
روایتی ہیلپ ڈیسک حل
ہیلپ ڈیسک لائٹ جیسے مفت حل کے ل Some کچھ حلوں میں کایاکو ای سپورٹ یا ایشو ٹریک شامل ہوسکتے ہیں۔ اوپن سورس ہیلپ ڈیسک فہرست نامی سائٹ میں اوپن سورس ہیلپ ڈیسک حل کی فہرست (جیسا کہ آپ نے اندازہ لگایا ہوگا)
عام طور پر ، اس قسم کے حل میں سیدھے ٹکٹنگ کے نظام میں ای میلوں کو کسی خاص ای میل پتے پر پائپ کرنے کا ایک طریقہ ہوتا ہے۔ لہذا ، ایک صارف ای میل بھیجتا ہے ، وہ ایک ای میل باکس میں آتا ہے ، پھر اسے ٹکٹنگ کے نظام میں پائپ کیا جاتا ہے ، ٹکٹ کا نمبر تفویض کیا جاتا ہے ، اور کمپنی کے عملے کے ذریعہ سنبھالنے کے لئے قطار میں بیٹھ جاتا ہے۔
اگر یہ عوامی ای میل پتہ ہے تو ، اس سے اسپام کے دشواری کھلتے ہیں۔ اور سرور سائیڈ کے حل آنے والی سپیم کو بہتر طریقے سے سنبھال نہیں سکتے ہیں۔
ٹھیک ہے ، لیکن جی میل؟
جی میل ، در حقیقت ، ایک مفت ویب پر مبنی ای میل نظام ہے۔ لیکن ، اس کے پاس کچھ چیزیں ہیں:
- یہ مفت ہے.
- یہ ناقابل یقین اسپام کا پتہ لگانے اور فلٹرنگ کا حامل ہے
- یہ آنے والے پیغامات کو ترتیب دینے اور لیبل لگانے کے زبردست طریقے مہیا کرتا ہے۔
- مکالمے کے سلسلے خود بخود گروپ کردیئے جاتے ہیں ، جس کی وجہ سے ہر درخواست کی تعمیل آسان ہوجاتی ہے۔
تو ، ہم اس کے لئے Gmail کس طرح استعمال کریں گے؟
سب سے پہلے آپ کو اپنے ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کی ضروریات کا اندازہ لگانے کی ضرورت ہوگی۔ کیا آپ کے پاس متعدد محکمے ہیں؟ کیا آپ کے پاس بالکل ٹکٹ نمبر تفویض ہونا چاہئے؟ کیا آپ کو کسی نالج کی ضرورت ہے؟
اگر آپ کو ٹکٹ نمبر تفویض کرنے کی ضرورت ہو؟ جی میل وہاں آپ کی مدد نہیں کرسکتا۔ اسی طرح ، جی میل کے پاس ماضی کی پوچھ گچھ کا کوئی نالج بیس بنانے کا کوئی سرایت مند طریقہ نہیں ہے۔ لیکن ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ علیحدہ علیحدہ علیحدہ علیحدہ علیحدہ علیحدہ سوالات یا نالج بیس نہیں بناسکتے ہیں۔
آئیے فرض کریں کہ آپ Gmail کو استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ جی میل اکاؤنٹ بنائیں اور اس اکاؤنٹ کے لئے ایک نام استعمال کرنے کی کوشش کریں جو آپ کی طرح تفصیل سے قابل بیان ہو۔ یہاں تک کہ آپ متعدد Gmail اکاؤنٹ بنانا چاہتے ہیں تاکہ آپ کی کمپنی میں ہر شعبہ کے اپنے ہوسکیں۔ یہ انتخاب پھر سے آپ کی ضروریات پر منحصر ہے۔ اگر آپ کی کمپنی چھوٹی ہے تو ، شاید آپ کے پاس ایک شخص ہو جو آنے والے پیغامات کو مناسب شعبہ میں الگ کردے (جیسے سیکرٹری کی طرح)۔ یا شاید آپ کے گروپ میں لوگوں کی تعداد کم ہے ، لہذا آپ لوگ صرف اس بات پر متفق ہوسکتے ہیں کہ اکاؤنٹ میں پیغامات کو کیسے ترتیب دیا جائے۔ اگر آپ کے پاس بہت سی درخواستیں ہیں تو ، آپ متعدد Gmail اکاؤنٹس ترتیب دینا چاہتے ہیں۔
آپ Gmail میں تعطیل کا نوٹس مرتب کرنا چاہیں گے۔ تاہم ، آپ اسے چھٹی کے نوٹس کے طور پر استعمال نہیں کریں گے۔ آپ اسے آنے والے ٹکٹ کی خودکار اعتراف کے طور پر استعمال کریں گے۔ اپنے گراہک کو یہ بتانے کا ایک طریقہ کہ ، ہاں ، ان کا پیغام موصول ہوا۔ اسے مرتب کرنے کیلئے ، ترتیبات پر جائیں۔ چھٹی کا جواب دہندہ آن کرنے کے ل to ریڈیو بٹن کو منتخب کریں ، پھر جو میسج آپ بھیجنا چاہتے ہو اسے ٹائپ کریں۔
آپ اپنے ڈومین پر اپنے عوامی ای میل پتے کی حیثیت سے کام کرنے کے مقاصد کے لئے ایک ای میل اکاؤنٹ مرتب کرنا چاہیں گے۔ شاید آپ یہ نہیں چاہتے ہیں کہ آپ کے گاہک آپ کو ایک GMAIL.COM پتے پر ای میل کریں کیونکہ یہ غیر پیشہ ورانہ خیال کا تصور ترک کردے گا۔ لہذا ، اپنا خود کا ای میل اکاؤنٹ مرتب کریں اور Gmail کو بطور ای میل کلائنٹ استعمال کریں تاکہ اپنے سرور سے ای میلز کو آسانی سے چھین سکیں۔ ایسا کرنے کیلئے ، ترتیبات -> اکاؤنٹس پر جائیں۔ "دوسرے اکاؤنٹس سے میل حاصل کریں" کے تحت ، "دوسرا میل اکاؤنٹ شامل کریں" کو منتخب کریں۔ آپ کو ایک پاپ اپ ملے گا جہاں آپ وہ ای میل پتہ داخل کرسکیں گے جس میں آپ جی میل کو چیک کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ اس ای میل اکاؤنٹ سے POP3 کنکشن کیلئے صارف نام ، پاس ورڈ اور سرور کا پتہ درج کریں گے۔ میں آپ کو مشورہ دوں گا کہ جی میل پر ایک بار ڈاؤن لوڈ ہوجانے پر جی میل سرور سے پیغام ہٹائیں۔
اگلا ، اور ترتیبات -> اکاؤنٹس کے ٹیب سے بھی ، آپ اس ای میل کو اپنا سبکدوش ہونے والا ای میل بنانا چاہیں گے۔ اگر آپ ایسا نہیں کرتے ہیں تو ، آپ جی میل سے جو بھی ای میلز بھیجتے ہیں ان میں واپسی پتے کے بطور Gmail.com ہوگا۔ لہذا ، بطور اندراج "میل بھیجیں" کے تحت جی میل میں اپنی کمپنی کا ای میل داخل کریں۔ Gmail اس ای میل پتے پر ایک تصدیقی کوڈ بھیجے گا۔ آپ کو ملنے والے ای میل سے وہ کوڈ نکالیں ، اسے Gmail میں پلگ کریں ، اور تب سے آپ اس اکاؤنٹ کا استعمال کرکے Gmail سے ای میل بھیج سکتے ہیں۔ اس نئے پتے کو اپنے پہلے سے طے شدہ ای میل اکاؤنٹ کے بطور سیٹ کریں۔
ایک بار جب یہ کام ہوجائے تو ، جب تک وہ ای میل کے ہیڈر میں کھوج نہیں کریں گے تب تک کوئی نہیں بتا سکے گا کہ آپ Gmail استعمال کررہے ہیں۔
اگلا ، آپ کچھ لیبل ترتیب دینا چاہتے ہیں جو آپ پیغامات کو منظم کرنے کے لئے استعمال کریں گے۔ شاید ہر محکمے کے لیبل۔ شاید اس لیبل کے لئے کہ آیا پیغام سنبھالا گیا ہے ، آگے بھیج دیا گیا ہے ، یا ابھی بھی جواب کے منتظر ہیں۔ آپ جو لیبل تیار کرتے ہیں وہ آپ پر منحصر ہیں ، لیکن پہلے ہی اس کا منصوبہ بنائیں کیونکہ یہ وہ لیبل ہیں جو انکوائریوں کی ایک بہت بڑی گندگی کے بجائے آنے والے پیغامات کے لئے جی میل کو منظم پلیٹ فارم میں تبدیل کرنے جا رہے ہیں۔
آپ اپنے پیغامات کو مزید منظم کرنے کے لئے جی میل کے فلٹرز کا استعمال بھی کرسکتے ہیں۔
کس طرح صارفین کو درخواستیں جمع کروائیں؟
دو اہم اختیارات ویب پر مبنی فارم کا استعمال کرنا یا اپنی ویب سائٹ پر ای میل ایڈریس کو براہ راست شائع کرنا ہوں گے۔ ظاہر ہے ، اگر آپ براہ راست ایڈریس شائع کرتے ہیں تو ، اس پتہ کا بہت زیادہ امکان ہے کہ وہ مکڑیاں اٹھا کر اسپام کی فہرستوں میں رکھ دیں گے۔ تاہم ، جی میل کی اسپام فلٹرنگ شاندار ہے اور آپ کو اپنے ان باکس میں زیادہ اسپام ملنے کا امکان نہیں ہے۔
اگر کوئی فارم استعمال کررہا ہے تو ، محتاط رہیں کہ ای میل میں ای میل کے مضمون کو ہارڈ کوڈ نہ کریں۔ جی میل کی تھریڈنگ کی اہلیت ایک طاقتور چیزوں میں سے ایک ہے جو اسے ایک معقول مدد ڈیسک حل بناتی ہے اور جیسی موضوع والی لائنیں ہر چیز کو جھوٹے طور پر ایک دھاگے میں بانٹ دیتی ہیں۔ لہذا ، اگر آپ یہ کرتے ہیں تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو درخواست بھیجتے وقت گاہک اپنی سبجیکٹ لائن تشکیل دے سکے۔
آئیے جی میل سے پرے دیکھیں
جی میل بہت اچھا ہے ، لیکن گوگل کے دوسرے حل بھی گوگل کو آپ کی کاروباری مواصلات کی ضروریات کا ایک بہترین پلیٹ فارم بناتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، جی میل اکاؤنٹ ترتیب دینے سے گوگل کیلنڈر (جس کو کمپنی کے کیلنڈر کے ساتھ ساتھ ٹاسک یاد دہانیوں کے طور پر بھی استعمال کیا جاسکتا ہے) تک رسائی حاصل ہوجاتی ہے۔ آپ دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے گوگل دستاویزات کو استعمال کرسکتے ہیں تاکہ کس طرح کی کچھ درخواستوں کو کس طرح سنبھال لیا جائے جو صارفین سے آسکتی ہیں۔ عملے میں گفتگو کرنے کیلئے آپ گوگل چیٹ استعمال کرسکتے ہیں۔ آپ گوگل سائٹس کو کارپوریٹ انٹرانیٹ کے طور پر ، ویب پر ویب سائٹ پر کمپنی کے طریقہ کار اور دیگر دستاویزات کو اسٹور کرنے کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں۔ گوگل گروپس کو پوری کمپنی کے لئے نجی ای میل کی فہرست کے طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے۔
لہذا ، آپ دیکھ سکتے ہیں ، گوگل کی مفت خدمات چھوٹے کاروبار کے ل solutions بہترین حل نکال سکتی ہیں۔ آپ کو باکس کے باہر تھوڑا سا سوچنا ہوگا۔ ؟؟؟؟
